Eine korrekte Betriebskostenabrechnung enthält vier Bausteine: die Gesamtkosten jeder Kostenart im Abrechnungszeitraum, den Schlüssel, nach dem sie verteilt werden, den daraus berechneten Anteil der Wohnung und den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen. Sie darf nur Kosten enthalten, die im Mietvertrag vereinbart und nach der Betriebskostenverordnung umlagefähig sind, und muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Wer diese Frist verpasst, verliert in aller Regel seine Nachforderung.

Grundlage: Was im Mietvertrag steht

Sie können nur abrechnen, was vereinbart ist. Steht im Vertrag eine Betriebskostenvorauszahlung mit Verweis auf die Betriebskostenverordnung, sind die dort genannten Kostenarten erfasst. „Sonstige Betriebskosten” nach § 2 Nr. 17 BetrKV müssen dagegen einzeln benannt sein, etwa die Wartung von Rauchwarnmeldern oder die Dachrinnenreinigung. Bei einem neu gekauften Haus sollten Sie daher als Erstes die vorhandenen Verträge darauf durchsehen, was Sie überhaupt umlegen dürfen. Die einzelnen Positionen erklärt die Seite umlagefähige Kosten nach BetrKV.

Der Aufbau Schritt für Schritt

  1. Abrechnungszeitraum festlegen, höchstens zwölf Monate, meist das Kalenderjahr.
  2. Gesamtkosten je Kostenart aus den Rechnungen des Zeitraums zusammenstellen, also Grundsteuer, Wasser, Müll, Versicherung, Hausreinigung und so weiter.
  3. Umlageschlüssel je Kostenart angeben. Ohne Vereinbarung gilt nach § 556a Abs. 1 BGB grundsätzlich die Wohnfläche; Kosten, die nach erfasstem Verbrauch entstehen, werden nach Verbrauch verteilt.
  4. Anteil der Wohnung berechnen und nachvollziehbar darstellen: Gesamtfläche, Fläche der Wohnung, Ergebnis.
  5. Vorauszahlungen abziehen, die der Mieter tatsächlich gezahlt hat.
  6. Ergebnis als Nachzahlung oder Guthaben ausweisen.

Die Abrechnung muss für einen durchschnittlichen Mieter verständlich sein. Er sollte ohne Rückfrage nachvollziehen können, wie sein Betrag zustande kommt.

Heizkosten haben eigene Regeln

Heiz- und Warmwasserkosten werden nach der Heizkostenverordnung verteilt. Ein Anteil von mindestens 50 und höchstens 70 Prozent ist nach Verbrauch abzurechnen, der Rest nach Fläche (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV, für Warmwasser § 8). Hinzu kommt seit 2023 die Aufteilung der CO2-Kosten zwischen Vermieter und Mieter nach dem Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz. In Häusern mit Zentralheizung übernimmt meist ein Messdienstleister die Heizkostenabrechnung, deren Ergebnis Sie dann in Ihre Gesamtabrechnung übernehmen.

Typische Fehler im Mehrfamilienhaus

Nicht umlagefähige Kosten. Verwaltungskosten, Reparaturen, Kontoführungsgebühren oder Rücklagen haben in der Abrechnung nichts zu suchen.

Gewerbe nicht herausgerechnet. Wenn im Erdgeschoss ein Laden oder eine Gaststätte liegt, die erheblich mehr Kosten verursacht, etwa beim Müll oder Wasser, kann ein Vorwegabzug für die Gewerbeeinheit nötig sein.

Leerstand auf die Mieter verteilt. Die Kosten leerstehender Wohnungen trägt der Vermieter. Sie dürfen nicht auf die übrigen Mieter umgelegt werden.

Hausmeisterkosten vermischt. Hausmeisterleistungen sind umlagefähig, aber nur soweit sie nicht Reparaturen oder Verwaltung betreffen. Bei pauschalen Hausmeisterverträgen müssen Sie diese Anteile herausrechnen.

Eigentümerwechsel. Wer im Laufe eines Jahres ein Haus kauft, rechnet in der Regel für den ganzen Zeitraum gegenüber den Mietern ab, wenn er bei dessen Ende Vermieter ist. Lassen Sie sich deshalb im Kaufvertrag Belege und Zählerstände zum Übergabestichtag zusichern.

Frist: Zugang zählt, nicht Absendung

Die Frist ist streng. Sie ist nur gewahrt, wenn die Abrechnung beim Mieter ankommt. Ein Brief, der am 31. Dezember abends eingeworfen wird, kann je nach Umständen zu spät sein. Planen Sie Puffer ein, und dokumentieren Sie den Zugang, etwa durch Einwurf mit Zeugen. Umgekehrt hat der Mieter zwölf Monate nach Zugang Zeit, Einwendungen zu erheben.

Halten Sie außerdem die Belege geordnet bereit. Verlangt ein Mieter Einsicht, sollten Sie Rechnungen, Verträge und Zählerprotokolle zeitnah vorlegen können. Wer dann erst suchen muss, verzögert die Zahlung der Nachforderung.

Nach der Abrechnung

Passen Sie die Vorauszahlungen an, wenn das Ergebnis deutlich abweicht (§ 560 Abs. 4 BGB). Das verhindert hohe Nachzahlungen im nächsten Jahr und Liquiditätslücken bei Ihnen. Ob Sie die Abrechnung selbst erstellen oder einer Hausverwaltung überlassen, ist eine Frage von Zeit und Routine; die Haftung für Fehler bleibt bei Ihnen als Vermieter.

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