Umlegen dürfen Sie nach der Betriebskostenverordnung die laufenden Kosten, die durch das Eigentum und den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Hauses entstehen und in § 2 BetrKV aufgezählt sind: von Grundsteuer und Wasser über Müll, Hausreinigung und Versicherungen bis zum Hauswart. Voraussetzung ist, dass der Mietvertrag die Umlage vereinbart. Nicht umlagefähig sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten; die tragen Sie als Vermieter immer selbst.

Die Liste in § 2 BetrKV

Die Verordnung nennt 17 Nummern. In Kurzform:

  1. Grundsteuer und andere laufende öffentliche Lasten
  2. Wasserversorgung
  3. Entwässerung
  4. Betrieb der Heizung (mit den Regeln der Heizkostenverordnung)
  5. Warmwasserversorgung
  6. verbundene Heiz- und Warmwasseranlagen
  7. Aufzug
  8. Straßenreinigung und Müllbeseitigung
  9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
  10. Gartenpflege
  11. Beleuchtung der gemeinschaftlichen Flächen
  12. Schornsteinreinigung
  13. Sach- und Haftpflichtversicherung
  14. Hauswart
  15. Gemeinschaftsantenne und Breitbandnetz, mit den Einschränkungen seit Juli 2024
  16. Wäschepflege, etwa Gemeinschaftswaschmaschinen
  17. sonstige Betriebskosten

Die Liste ist abschließend. Was nicht hineinpasst, ist keine Betriebskostenart.

Was ausdrücklich nicht dazugehört

§ 1 Abs. 2 BetrKV schließt zwei Gruppen aus. Erstens die Verwaltungskosten: die Hausverwaltung, Ihre eigene Buchhaltung, Kontoführung, Porto, Kosten der Abrechnung selbst. Zweitens die Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung: jede Reparatur, jeder Austausch eines defekten Teils.

Gerade beim zweiten Punkt verschwimmt die Grenze im Alltag. Die regelmäßige Wartung der Heizung gehört zu Nr. 4 und ist umlagefähig. Der Austausch der kaputten Umwälzpumpe ist Instandsetzung und bleibt bei Ihnen. Beim Hauswart gilt dasselbe: Rasenmähen und Treppenhausreinigung sind umlagefähig, wenn er eine Glühbirne wechselt oder eine Tür repariert, ist das Reparatur.

Drei Stellen, an denen Vermieter oft irren

Versicherungen. Gebäude- und Haftpflichtversicherung sind umlagefähig (Nr. 13). Eine Mietausfallversicherung oder eine Rechtsschutzversicherung des Vermieters dagegen nicht, weil sie Ihr Risiko absichern, nicht das Haus.

Sonstige Betriebskosten. Nr. 17 ist kein Auffangbecken für alles. Die Kosten müssen laufend entstehen und im Mietvertrag konkret benannt sein. Häufige Beispiele sind die Wartung von Rauchwarnmeldern, Feuerlöschern oder einer Lüftungsanlage. Steht die Position nicht im Vertrag, dürfen Sie sie nicht abrechnen, auch wenn sie inhaltlich passen würde.

Kabelfernsehen. Das sogenannte Nebenkostenprivileg ist mit dem Telekommunikationsmodernisierungsgesetz entfallen; seit dem 1. Juli 2024 dürfen Kosten für einen Kabel-TV-Anschluss nicht mehr umgelegt werden. Für die Errichtung von Glasfasernetzen sieht das Gesetz ein zeitlich und der Höhe nach begrenztes Bereitstellungsentgelt vor. Prüfen Sie bei einem gekauften Haus, ob alte Kabelverträge noch laufen, die Sie jetzt selbst bezahlen.

Wirtschaftlichkeit: nicht alles, was umlagefähig ist, darf unbegrenzt teuer sein

Auch umlagefähige Kosten unterliegen dem Wirtschaftlichkeitsgebot (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Wenn Sie einen Reinigungsdienst zu einem Preis beauftragen, der deutlich über dem Üblichen liegt, kann der Mieter die überhöhten Kosten beanstanden. Vergleichen Sie bei Dienstleistern deshalb Angebote und heben Sie die Unterlagen auf. Das gilt besonders für Verträge, die Sie mit einem gekauften Haus übernehmen und die der Verkäufer vielleicht nie verhandelt hat.

Gewerbe im Haus

Viele Leipziger Gründerzeithäuser haben im Erdgeschoss einen Laden, ein Büro oder eine Gaststätte. Für Gewerbemietverträge gilt die Betriebskostenverordnung nicht zwingend; dort können auch Verwaltungs- oder Instandhaltungskosten vereinbart werden, wenn der Vertrag das klar regelt. Für die Wohnungsmieter im selben Haus ändert das nichts. Achten Sie aber darauf, dass Kosten, die überwiegend das Gewerbe verursacht, nicht über den allgemeinen Umlageschlüssel bei den Wohnungen landen.

Was das für Ihre Kalkulation bedeutet

Wenn Sie ein Mehrfamilienhaus kaufen, ist die Unterscheidung zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten der Kern Ihrer Ertragsrechnung. Die Nettokaltmiete ist nicht Ihr Gewinn. Verwaltung, Instandhaltung, Rücklagen und Kosten leerstehender Wohnungen gehen davon ab. Wie Sie die Rücklage bemessen, steht unter Instandhaltungsrücklage; wie aus den umlagefähigen Kosten eine korrekte Abrechnung wird, unter Betriebskostenabrechnung erstellen.

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